Deuxième partie de ma série d’articles Comment gérer les situations stressantes au travail. Découvrez comment gérer ces situations grâce à quelques conseils simples à mettre en pratique.
Vous avez un travail urgent et vous êtes interrompu
Suivant la disposition des bureaux (open-space ou individuels), les interruptions peuvent être nombreuses. Dans certains cas, c’est pour traiter d’une urgence. Malheureusement, c’est souvent pour des raisons futiles.
En plus de vous déconcentrer, cela peut vous stresser si votre travail demande toute votre attention. Votre productivité diminuera, votre travail sera bâclé, les remarques de vos supérieurs feront leur apparition.
Certes, c’est un cas extrême, mais si vous ne savez pas gérer les interruptions, cela peut vous arriver (c’est peut-être déjà le cas).
Pour remédier à ce problème, voici plusieurs conseils :
- Éviter d’installer votre bureau près de la photocopieuse ou de la machine à café. Vous risqueriez d’être interrompu toutes les 5 minutes par un simple « bonjour ».
- Ne donnez pas la possibilité à vos collègues de s’asseoir autour de votre bureau. Pour cela, enlevez la chaise inutile ou mettez des documents dessus.
- Si vous en avez la possibilité, allez dans un bureau ou une salle de réunion libre lorsque vous avez besoin de toute votre concentration.
- Si un collègue vous interrompt, demandez-lui d’aller à l’essentiel. Ainsi, au lieu de perdre 10 minutes à bavarder, vous ne serez interrompu que durant 1 à 2 minutes.
- Si l’objet de l’interruption n’est pas en rapport au travail, vous pouvez proposer à la personne d’en discuter pendant une pause. C’est identique pour le téléphone. Dites à la personne que vous la rappellerez après avoir terminé votre travail.
- Si la demande est importante, essayez de rediriger la personne vers un collègue. Attention, cela ne doit pas devenir un réflexe, au risque de voir vos relations professionnelles et amicales se dégrader.
Dans tous les cas, prenez quelques secondes pour savoir si votre travail est plus important que l’objet de l’interruption. Si c’est le cas, utilisez les astuces ci-dessus. Dans le cas contraire, vous devrez interrompre votre travail. Cela rejoint la gestion des priorités vue précédemment.
On vous demande de rédiger un rapport
Ce travail délicat nous fait retomber dans nos périodes étudiantes. Cependant, cela ne doit pas vous stresser pour autant. Il existe des solutions simples afin de réaliser un travail de qualité.
- Ne le faites pas à la dernière minute. Si on vous donne un délai de 10 jours, commencez dès le lendemain.
- Rédigez un plan structuré. Il ne vous restera plus qu’à compléter les parties.
- L’introduction doit présenter clairement le sujet.
- Faites des phrases courtes et simples. Cela ne sert à rien d’écrire des phrases pompeuses. Votre objectif est d’êtrecompris de tous.
- Relisez plusieurs fois afin d’enlever tout le contenu inutile.
- Demandez à des personnes de relire votre rapport puis devous donner leur avis. C’est la meilleure manière pour l’améliorer.
- En complément du rapport, vous pouvez donner un résuméafin que vos collègues et supérieurs retiennent les grandes idées.
Votre premier rapport ne sera pas parfait. Cependant, vous aurez déjà une bonne base pour les prochains.
Dernière astuce : vous pouvez vous inspirer des anciens rapports pour écrire le vôtre.
Stella & Dot : des bijoux et accessoires de qualité ?