Au travail, la difficulté est de s’organiser et de rester concentré le plus longtemps possible sans se laisser distraire. C’est généralement là que les esprits dérivent et que les gens sont moins organisés. Dans un monde au rythme rapide et rempli de distractions, il est presque impossible de garder sa concentration intacte et sa vie organisée. Cependant, en apprenant à planifier efficacement son travail et en prévenant le mieux possible les distractions, vous pouvez rester productif avec un moindre effort.
La préparation mentale
Il est difficile de se concentrer lorsqu’on est préoccupé et qu’on a beaucoup à faire. Voici quelques conseils pour vous préparer mentalement.
1. Planifiez votre journée à l’avance
Notez chaque tâche que vous prévoyez d’assumer dans un agenda la veille ou au début de votre journée de travail. Tout ce qui est prévu à l’avance peut vous aider à vous préparer mentalement. Cela peut également vous empêcher d’être distrait puisque vous avez un horaire à maintenir. Des applications pour smartphone, peuvent vous permettre de rester sur la bonne voie, car vous pouvez définir des rappels, des alarmes pour les tâches à effectuer.
2. Donnez-vous du temps pour la préparation
Le fait de venir travailler rapidement et de se présenter en retard peut vous faire stresser dès le début de la journée. Stoppez ce cercle vicieux en vous donnant suffisamment de temps pour vous rendre au travail. Vous pouvez même arriver un peu plus tôt, vous serez plus concentré et plus productif grâce à cela.
En outre, respirez profondément en vous asseyant à votre poste. Donnez-vous cinq minutes pour vous acclimater à cette nouvelle journée au bureau. Prendre un moment pour vous avant de commencer à travailler peut vous aider à vous sentir plus détendu, ce qui peut vous aider à rester organisé et à éviter les distractions.
3. Commencez par une tâche facile
Cela vous aidera à prendre de l’élan et à vous concentrer. Commencez votre journée avec quelque chose d’assez facile à mettre en oeuvre. Une fois que vous aurez accompli cette tâche, vous vous sentirez plus motivé pour aborder les tâches plus difficiles.
4. Concentrez-vous sur une tâche à la fois
Travailler sur une tâche en continu est plus simple que de l’arrêter et de la reprendre ultérieurement. Il faut du temps pour se concentrer et se remettre à travailler sur la même tâche plus tard. Pour éviter toute distraction et désorganisation, commencez une tâche et continuez à travailler dessus jusqu’à ce que vous l’ayez terminée. Ensuite, passez à une autre tâche.
5. Pratiquez la mindfulness
Aidez-vous à rester concentré tout au long de la journée en pratiquant la pleine conscience. Cela signifie simplement faire attention au moment présent et être présent mentalement avec ce que vous faites. Cela peut empêcher votre esprit d’errer et vous aider à travailler efficacement. Pratiquer la pleine conscience tout en faisant de l’exercice peut signifier simplement de se concentrer sur sa respiration, ses pas, l’ascenseur ou tout ce que l’on fait dans une journée. Vous vous sentirez probablement plus alerte et concentré tout au long de la journée, si vous effectuez ce type d’exercice
6. Changez votre lieu de travail si vous travaillez à distance
Si vous sentez que vous êtes agité et/ou incapable de vous concentrer, envisagez de quitter votre domicile et d’aller au café ou à la bibliothèque pour travailler. Être entouré d’autres personnes qui travaillent peut vous aider à vous sentir plus motivé.
Préparation de son espace de travail
Voici quelques étapes simples qui rendront votre bureau propice à un niveau plus élevé de productivité.
1. Supprimez tout ce dont vous n’avez pas besoin
Il est temps de faire le ménage si votre espace de travail est surchargé. Un bureau non organisé peut vous laisser un sentiment d’encombrement et vous empêcher de vous concentrer. Éliminez le surplus en donnant ou en jetant tout ce qui ne vous aide pas à être productif. Par exemple, concentrez-vous sur un domaine à la fois et demandez-vous si chaque objet sur votre bureau peut vous aider à atteindre vos objectifs professionnels. Donnez-le ou jetez-le si ce n’est pas le cas. Cela peut être inclure des meubles, des fichiers, des papiers, des notes, des livres ou même des images.
2. Créez une mise en page productive de votre bureau
Vous serez peut-être surpris de constater l’impact de la configuration de votre bureau sur votre productivité. Prenez le temps de déterminer ce qui vous convient le mieux en essayant cette approche : placez votre moniteur face à vous et au niveau des yeux. Les téléphones et autres fournitures que vous utilisez fréquemment doivent être placés sur votre côté dominant pour les atteindre rapidement. Placez les articles que vous utilisez quotidiennement sur votre bureau et placez ceux qui sont utilisés moins fréquemment dans les tiroirs de bureau. Conservez les choses personnelles qui vous motivent et placez des fournitures qui sont à utiliser ensemble à proximité les unes des autres.
3. Organisez vos dossiers à traiter
Ne laissez pas vos piles de travail prendre le contrôle de votre bureau ! En plus de réduire votre organisation, ces dossiers peuvent vous stresser. Au lieu de cela, créez un lieu organisé pour vos piles qui ne prend pas beaucoup de place. Créez des dossiers pour chaque tâche ou pile. Rangez-les dans vos tiroirs de bureau ou dans des classeurs. Parcourez chaque dossier et éliminez tous les documents inutiles une fois le projet terminé. Ensuite, stockez le fichier dans un endroit désigné pour les tâches terminées.
4. Nettoyez votre bureau avant de partir chaque jour
En entrant dans un bureau encombré en début de journée, vous vous sentirez vite fatigué et dépassé. Évitez que cela ne se produise en rangeant et en organisant votre espace de travail chaque jour, avant de partir. Organisez votre bureau une heure avant votre départ. Cela peut vous aider à trouver une tâche que vous avez peut-être oubliée et vous donne toujours le temps de la terminer avant la fin de la journée.
Des outils pour prévenir les distractions
Notez le temps passé sur les distractions et les pauses. Vous vous rendrez compte que vous pouvez avoir plus de temps disponible. Vous pouvez aussi contrôler le temps à l’aide d’une pendule.
1. Définissez une heure spécifique pour les e-mails et les messages vocaux
Le multitâche peut nuire à votre concentration. Si vous vous arrêtez constamment pour vérifier un courrier électronique ou écouter un message vocal, votre pensée peut être interrompue, ce qui peut vous distraire. Au lieu de vous en préoccuper fur et à mesure, consacrez chaque jour un temps limité pour les terminer. Ainsi vous n’aurez pas cette tâche en tête toute la journée. Essayez de mettre votre téléphone en mode silencieux pendant un certain temps et laissez des notifications à ceux qui appellent pour les informer de votre heure de retour. Envisagez de désactiver la fenêtre de votre boîte mail sur votre ordinateur. De cette façon, vous serez moins tenté de regarder votre boîte chaque fois que vous recevrez un mail.
2. Planifiez des blocs de temps de travail
Vous ne pouvez rester alerte si votre esprit commence à divaguer. Prévoyez un certain temps pour travailler, puis accordez-vous un peu de repos après. Cette méthode vous permettra de rester concentré pendant ce temps de travail, car vous savez que vous obtiendrez une pause lorsque votre tâche sera terminée. Définissez une minuterie pour le temps de travail alloué. Cela devrait vous empêcher de vérifier constamment l’horloge pour voir combien de temps il vous reste, ce qui est une distraction. Commencez avec un bloc de travail de 60 minutes et travaillez jusqu’à 90 minutes.
3. Prenez des pauses régulières
Cela peut sembler contre-intuitif, mais la planification des pauses dans votre journée de travail peut vous aider à rester motivé et productif. De plus, lorsque vous savez que vous allez bientôt faire une pause, vous êtes moins susceptible de laisser des distractions comme les réseaux sociaux ou les appels téléphoniques non urgents interrompre votre flux de travail. Programmez une pause de 5 ou 10 minutes à la fin de chaque heure. Ensuite, programmez une pause plus longue toutes les deux ou trois heures. Utilisez vos pauses pour prendre un verre d’eau, discuter avec un collègue ou aller dehors pour étirer vos jambes.
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